מדריך ISO 10015: שלבי הטמעת תוכנית הכשרה
העקרונות הבסיסיים של תקני ISO 9000 מדגישים את החשיבות של ניהול יעיל של המשאב האנושי.
זה כולל את הצורך להקים ולנהל תוכנית הכשרת עובדים יעילה ובת קיימא.
להלן מדריך מעמיק ליישום תהליך ארבעת השלבים ליצירה והטמעה של תכנית הכשרה כפי שהוגדרה ב-ISO 10015 ניהול איכות – קווים מנחים להדרכה.
ארבעת השלבים המוגדרים בתקן זה הם:
שלב הערכת תוצאות ההדרכה ואפקטיביות התוכנית
ביצוע הערכות קבועות של תוכנית ההדרכה ושיפור מתמיד שלה הוא המפתח להצלחתה ולקיומה של התוכנית. ההערכה צריכה לאשר השגת יעדי ההדרכה לטווח הקצר ואת היעדים הארגוניים ארוכי הטווח. עמידה ביעדים אלו הם האינדיקציה לכך שתוכנית ההדרכה יעילה.
כחלק משלב התכנון והעיצוב של ההדרכה, היה צריך לשים דגש על קביעת מדדים ויעדים מדידים. במהלך שלב ההערכה, יש לאסוף ולנתח נתונים הקשורים לאותם מדדים כדי לקבוע אם תוכנית ההדרכה מסייעת לארגון לעמוד ביעדים אלו.
במידת האפשר, הצוות המבצע הערכה זו צריך להיות בלתי תלוי בפונקציות הקשורות באספקת הנתונים. (לדוגמה, ייתכן שלאדם שתכנן את תוכנית ההכשרה או המאמן של תוכנית ספציפית לא תהיה דעה חסרת פניות בעת הערכת התוכנית.)
- מדידת הצלחה ביעדי הדרכה לטווח קצר
ניתן למדוד את האפקטיביות של תוכניות הדרכה בודדות על ידי סקירת הנתונים שנאספו מול המדדים שנקבעו בזמן תכנון ההדרכה. כפי שהוזכר בעבר, אלה יכולים לכלול:
- ציוני מבחן
- רישומים של תצפיות שנעשו על ביצועי עובדים
- מדדי ביצועים (כלומר, נתוני שגיאות) או השפעה על הפעולות (כלומר, אי התאמה ונתוני תלונות לקוחות)
- משוב מחניכים, מאמנים, הנהלה וחברי צוות אחרים.
- בחינת עמידה ביעדים אסטרטגיים ארוכי טווח
- ביצוע ושימור של במודרך בעבודה
- שיפור פרודוקטיביות
- ניתוח ממצאי הערכות קודמות והפקת לקחים
תהליך ההערכה צריך לכלול גם סקירה של הממצאים והפעולות המתוכננות מהערכות קודמות
אימות נתונים ושיפור מתמיד של תהליכי הלמידה
לאחר הערכה, סביר להניח שהממצאים יכללו אימות לכך שחלקים מסוימים בתוכנית ההדרכה מוכיחים שהם יעילים ועוזרים לעמוד ביעדי הארגון. הממצאים יכללו ככל הנראה גם ראיות לכך שחלק מההיבטים של תוכנית ההדרכה אינם עומדים בציפיות ולכן טעונים שיפור.
- ניהול תוכנית הדרכה שעמדה ביעדים
אם הנתונים שנבדקו מצביעים על עמידה ביעדים ובדרישות, ייתכן שלא יהיה צורך בפעולה נוספת.
שים לב שבמקרים מסוימים, ייתכן שממצאים עשויים לגלות שלמרות שהיעדים והדרישות מתקיימים, ייתכנו הזדמנויות אחרות לשיפור תוכנית ההדרכה. לדוגמה, יתכן שיתגלה שלא מקיימים נהלים או שיש משוב מאנשי הצוות המצביע על חששות. למרות שהיעדים הושגו, יש לנקוט פעולות כדי לטפל בחששות הנוספים הללו.
אם לא זוהו חששות והיעדים מתקיימים, חשוב לוודא שהמדדים האלה יכללו בהערכה הבאה של התוכנית כדי להבטיח שהם ממשיכים להיות במעקב. - פעולות מתקנות לשיפור אפקטיביות ההדרכה
אם תוצאות ההערכה מגלות שמתקיימים נהלים אך היעדים אינם עומדים, יש כמה בפעולות אפשריות:- ביצוע שינויים בדרישות הכשירות לתפקידים
- התמקדות בסגירת פערי כישורים (כפי שנדון בחלק 1 – הגדרת צורכי הכשרה)
- ביצוע שינויים בתוכן תוכנית ההדרכה או בפורמט ההגשה.
תיעוד וניהול רשומות כבסיס לבקרת איכות
ארגונים חייבים לפתח תוכנית הדרכה לשליטה בהשפעות על איכות התפוקה ולספק את המטרות האסטרטגיות ויעדי האיכות של הארגון. ביצוע השלבים המפורטים לעיל יכול לעזור לארגונים לפתח תוכנית יעילה ובת קיימא.
לא ניתן להדגיש מספיק את חשיבותם של רשומות. יש לאסוף ולתחזק רישום של צעדים שננקטו ופעולות מתוכננות. רשומות אלו מספקות עדות למאמצי הארגון ומהווים תשומות חשובות לתכנון ועיצוב הדרכה ולהערכת תוכנית ההדרכה.
תהליך הערכת ההדרכה מוכיח כי ללא תיעוד מדויק וניתוח נתונים בזמן אמת, קשה להבטיח שיפור מתמיד ועמידה בתקני איכות. תוכנת ניהול נהלים מקצועית כמו FlowDMS הופכת את ניהול הרשומות והערכת האפקטיביות לפשוטים ונגישים, ומבטיחה שכל פערי הכשירות יטופלו בצורה מבוקרת.