בעידן המודרני, ניהול מסמכים בארגון דורש הרבה מעבר לתיוק פשוט.
מערכת ניהול מסמכים דיגיטליים מבית FlowDMS מאפשרת לכם לרכז את כל הידע הארגוני – מנהלים וטפסים ועד הוראות עבודה – בפלטפורמה אחת מאובטחת.
התוכנה לניהול מסמכים שלנו מבטיחה עבודה יעילה, שליטה מלאה בגרסאות ועמידה מחמירה בדרישות הרגולציה, תוך ביטול הצורך במעקבי אקסל ידניים ומיילים אבודים.
אתר את המסמכים החשובים לך במהירות, בכל מקום ובכל זמן. כלי מיון וסינון מסייעים לאנשים שלך לאתר מידע, מסמכים וטפסים קשורים. מערכת ניהול מסמכים דיגיטליים מאפשרת אחסון בכל כמות, עבור כל מחלקה או סניף בארץ ובחו"ל.
מסמכים מנוהלים משלב הטיוטה, דרך סבבי האישור ועד לארכיון.
הפץ נהלים והתעדכן על איסוף אישורי הקריאה. השתמש תמיד בנוהל המעודכן, השמור עבורך בתוכנת ניהול מסמכים מסודרת ומאובטחת. הסוף למעקבים אחר מיילים ותיעוד באקסלים.
Flow מיישמת סטנדריזציה ועקיבות בכל פעולה במערכת.
כל שינוי מתועד לצרכי אחזור והבנת היסטוריית המסמך, מספורים וניהול גרסאות מבוצעים אוטומטית. מערכת ניהול מסמכים זו שומרת על עמידה בדרישות התקנים, ומותירה אתכם שקטים ואת הרגולטור מרוצה.
צור ועדכן נהלים בכלים הנוחים של Office
שלב תבניות מתעדכנות ואחסן את כל סוגי המסמכים במערכת ניהול מסמכים דיגיטליים, תוך המרה מיידית לתצוגה נוחה. הענק הרשאות צפייה בהתאם לצורך. הקוראים יקבלו את הנהלים המיועדים להם בגרסה נעולה, למעט אם קיבלו הרשאות עריכה ייחודיות.
שליטה מלאה במחזור החיים של המסמך הארגוני
במסגרת ניהול מסמכים בארגון, היכולת לבצע ניהול גרסאות מדויק היא קריטית. התוכנה לניהול מסמכים של Flow מבצעת ניהול גרסאות אוטומטי (Major/Minor) לכל מסמך, ושומרת היסטוריה מלאה של מי ערך, מה השתנה ומתי. כך ניתן תמיד לחזור לגרסאות קודמות ולהבטיח שקיפות מלאה מול מבקרי איכות ורגולטורים.
חיבור נהלים, טפסים ומדיה ליצירת תמונת ידע מלאה
מערכת ניהול מסמכים דיגיטליים מאפשרת לכם לקשר בין נהלים, הוראות עבודה, סרטוני הדרכה וטפסים תפעוליים. יצירת "עץ קשרים" זה מאפשרת לעובד לגשת לכל המידע הרלוונטי לתחנה שלו בלחיצת כפתור אחת, מה שמונע טעויות תפעוליות.
אבטחת מידע ומניעת בלבול בין גרסאות בשטח
מערכת ניהול מסמכים מקצועית דואגת גם למסמכים שאינם בתוקף. התוכנה לניהול מסמכים מעבירה אוטומטית גרסאות ישנות לארכיון מאובטח, החסום לצפייה לעובדי השטח אך נגיש למנהלים לצרכי תיעוד. ניהול מסמכים בארגון בצורה כזו מבטיח סדר ומונע עבודה עם מסמכים מבוטלים.
איך מתבצע ניהול גרסאות במערכת?
מערכת ניהול מסמכים דיגיטליים של Flow מבצעת ניהול גרסאות בצורה אוטומטית ומחמירה. כל נוהל מנוהל תחת בקרת גרסאות, והמערכת מציגה למשתמשים אך ורק את המהדורה התקפה. אין עותקים מקומיים או קבצים במיילים – הכל מרוכז במקום אחד ומנוהל לפי תקני איכות.
האם ניתן לנהל הרשאות שונות לפי מחלקות או אתרים?
בהחלט. התוכנה לניהול מסמכים מציעה מודל הרשאות היררכי גמיש. ניתן להגדיר הרשאות צפייה ועריכה לפי רמת הארגון, האתר, המחלקה ואפילו המשתמש הבודד. כך ניהול מסמכים בארגון הופך למאובטח ומדויק יותר.
כיצד התוכנה מסייעת במעבר ביקורות תקן (כמו ISO או GMP)?
מערכת ניהול מסמכים של Flow נבנתה מראש כדי לעמוד בדרישות הרגולציה. היא מספקת ניהול גרסאות קפדני, היסטוריית שינויים מלאה, ניהול הרשאות מחמיר, ובקרה על "קרא וחתום". בזמן ביקורת, ניתן לשלוף כל מסמך והיסטוריה בלחיצת כפתור, מה שמקצר את זמן המבדק משמעותית.
האם אפשר לקשר בין נהלים כתובים למסמכי מדיה וסרטונים?
כן. מערכת ניהול המסמכים הדיגיטליים תומכת בקישור בין סוגי מדיה שונים. ניתן להצמיד סרטוני הדרכה, מצגות או הוראות בטיחות לכל נוהל, ואפילו לסרוק QR Code בשטח כדי להגיע למסמך הרלוונטי בתוכנה.
