מאגר מרכזי נגיש מאפשר לך להכשיר את העובדים לידע העדכני ביותר באמצעות נהלים והוראות, מצגות וסרטונים
לצד המידע המשותף לכל היחידות, נשמר בכל אתר תיעוד של התהליכים והמוצרים הייחודיים לו
מערכת הנהלים דואגת לכך שהאנשים הנכונים יקבלו את המידע הנכון, בזמן הנכון – תוך חיסכון בזמן, צימצום הבזבוז ועבודה במודלים של ייצור רזה.
FlowDMS מציגה לכל עובד רק את המהדורה המאושרת והעדכנית של כל נוהל. גרסאות קודמות נשמרות בארכיון לצורכי תיעוד וביקורת בלבד, ולכן אינן זמינות לשימוש. כך נמנע בלבול בין גרסאות והעובדים פועלים תמיד לפי ההנחיות התקפות.
FlowDMS מנהלת כל נוהל תחת בקרת גרסאות מלאה, ומציגה לעובדים רק את המהדורה התקפה והמאושרת. המערכת מבטלת את הצורך בעותקים מקומיים או קבצים במיילים – ובכך מונעת סיכון לעבודה עם מסמכים כפולים או מיושנים.
כל הנהלים מרוכזים במאגר אחד, אחיד ומבוקר.
כן. FlowDMS תומכת במודל הרשאות היררכי וגמיש, המותאם למבנה הארגוני של רשויות מקומיות:
רשות > מינהל > אגף > מחלקה > יחידה > משתמש.
כל מחלקה מנהלת את הנהלים והמסמכים שלה, ובמקביל יכולה לצפות בנהלים רוחביים של הרשות או של מטה העירייה.
FlowDMS מבטיחה שעובדי שירות, עובדי קבלת קהל ועובדי מוקדים עירוניים יעבדו תמיד לפי ההנחיות העדכניות.
כל עובד מקבל גישה מיידית לנהלים הרלוונטיים למחלקה שלו, ללא סיכון לשימוש בגרסאות ישנות.
ההנחיות מסודרות בצורה ברורה ונגישה, כך שהעובדים יכולים לפעול על פיהן במהירות ובאחידות.
כן. FlowDMS תומכת ב"קישור בין מסמכים", מה שמאפשר לבנות עץ קשרים בין נהלי תפעול ושירות, תיקי הדרכה, מסמכי תחזוקה ותשתיות, סרטוני הפעלה והוראות בטיחות ומדיניות.
כך כל המידע הרלוונטי מרוכז ונגיש בקלות.
ניהול התצורה של FlowDMS עומד בדרישות ביקורת ובקרה, כולל בקרת גרסאות מלאה, היסטוריית שינויים, ניהול הרשאות, הפצה מתועדת ובקרה על "קרא וחתום".
במהלך ביקורת, הבודקים מקבלים גישה ברורה לכל התיעוד לפי דרישות הביקורת – מה שמקצר ומפשט את תהליך הבדיקה.
כן. FlowDMS כוללת מודול מתקדם לניהול "קרא וחתום", המאפשר הפצה מבוקרת של נהלים לעובדים.
המערכת מציגה מי קרא, מי אישר ומי טרם השלים את הקריאה, כולל שליחת תזכורות אוטומטיות.
המידע מתועד וזמין לצורכי בקרה, ציות וביקורות פנימיות וחיצוניות.
כן. FlowDMS מאפשרת לנהל תהליכי הדרכה ומבחני ידע כחלק מהטמעת נהלים והוראות עבודה.
ניתן להפיץ מצגות, מסמכי הדרכה או סרטונים, ולשלב מבחן ידע לבדיקת הבנת התוכן.
תוצאות המבחנים מתועדות במערכת וניתנות לצפייה ולמעקב כחלק מתהליך הבקרה והלמידה הארגונית.
כן. FlowDMS מאפשרת להגדיר לכל נוהל תאריך בדיקה ותיקוף תקופתי.
המערכת שולחת תזכורות אוטומטיות למנהלי המחלקות לבחינה, עדכון ואישור מחדש של הנהלים במועד שנקבע.
כך הרשות שומרת על נהלים עדכניים, מבוקרים ורלוונטיים לאורך זמן.
כן. FlowDMS מותאמת לרשויות בעלות מבנה ארגוני מבוזר הכולל מינהלים, אגפים, מחלקות ואתרים שונים.
ניתן לנהל נהלים ומסמכים לכל מינהל ומחלקה, תוך שמירה על שליטה מרכזית של מטה הרשות.
כל מינהל ומחלקה רואים את הנהלים הרלוונטיים להם, ובמקביל ניתן לשתף נהלים רוחביים ברמת הרשות כולה.
כן. FlowDMS מאפשרת ניהול מסודר של נהלי בטיחות, חירום ומדיניות עירונית, כגון בטיחות אש, נהלי חירום, בטיחות עובדים ומדיניות ארגונית.
המסמכים מנוהלים, מתויגים ומבוקרים כמו כל נוהל אחר, וניתן להגדיר עבורם הרשאות ותיוגים ייעודיים בהתאם לדרישות רגולטוריות.
כן. FlowDMS מאפשרת לשלב סרטוני הדרכה, מצגות ומסמכי למידה כחלק מהנהלים והוראות העבודה.
ניתן לקשר את חומרי ההדרכה לנהלים הרלוונטיים, כך שהעובדים מקבלים את ההקשר המלא לביצוע המשימה.
הדבר תומך בהדרכת עובדים, חפיפה והטמעת נהלים בצורה אחידה וברורה.
