מבוא
שיפור תהליכים נמצא בראש מעייניו של כל ארגון החפץ חיים ופועל לשיפור מתמיד, התחדשות והתעדכנות תהליכיו.
יש לא מעט דרכים ללכת במסלול של שיפור מתמיד בתהליכים כחלק בלתי נפרד מהתרבות הארגונית כמו שיטת LEAN , שיטת שש סיגמא, שיטת צוותי שיפור ועוד…
חלק קריטי בתפעול השיטות הנ"ל ודומיהן הוא איסוף נתונים וניתוח המצב הקיים בבחינת איפה אנחנו היום ולאן אנו רוצים להגיע וכאן באה לעזרתנו דיאגרמת SIPOC.
בחיפוש באתרים שונים עולה כי מר תומס סמית הגה בשנת 1846 את השיטה כשהוא מנסה לשפר תהליכים במאפיה ובקונדיטוריה שניהל. אבל רק בשנת 1980 החל שימוש מעשי בשיטה לניתוח תהליכים כבסיס לשיפורם.
מי צריך את זה בכלל ?
דיאגרמת SIPOC היא כלי המשמש צוות לזיהוי כל הרכיבים הרלוונטיים של פרויקט לשיפור תהליך לפני תחילת העבודה הממשית. היא מסייעת להגדיר פרויקט מורכב שלא ניתן לניתוח מיטבי.
בד"כ נשתמש בדיאגרמת SIPOC בשלבי ניתוח נתוני הבסיס של פרויקט לשיפור כמו למשל בשלב המדידה של מתודולוגית Six Sigma DMAIC (הגדרה, מדידה, ניתוח, שיפור, בקרה).
שימושים נוספים של דיאגרמת SIPOC הם לאפשר שליטה בתהליך מורכב ומסובך, לאפשר בקרה על שלבי תהליך, לאפשר התמקדות בנקודת כשל בתהליך.
דיאגרמת SIPOC מתארת התהליך משלב אספקת התשומות לתהליך ועד לרגע שבו הלקוח, פנימי או חיצוני, מקבל לידיו את תפוקת התהליך.
יש מי שמשתמשים בתהליך הפוך כלומר דיאגרמת COPIS משלב אספקת המוצר ללקוח ואחורה עד שלב איסוף התשומות מהספקים.
אז על מה מדובר?
באופן פשטני מאד ניתן לתאר את דיאגרמת SIPOC לפי ראשי התיבות שלה:
Supplier Input Process Output Customer
כלומר : מי ספק או ספקי התשומות לתהליך, מהן התשומות לתהליך, מהו התהליך, מהן תפוקות התהליך ומי הלקוח או הלקוחות.
בואו נפרט כל אחד מהשלבים :
ספק (S) – בשלב הזה נבחן את כל הפסקים לתהליך. אם ניקח כדוגמה ייצור מכשיר סלולרי הרי שהספקים יכולים להיות יצרן הפלסטיקה, יצרן מעגלים מודפסים, יצרן או יצרני רכיבים אלקטרוניים, יצרן מסכים, יצרן סוללה ועוד. כמובן שלכל פריט יכולים להיות מספר ספקים למשל רכיבים אלקטרוניים מורכבים מרכיבים שונים אותם נקבל מספקים שונים ויש להשתדל לרדת לרמת פירוט מירבית.
תשומות (I) – בשלב הזה נפרט מה מספק כל אחד מהספקים. לפי הדוגמה שלעיל יספקו הספקים פלסטיקה, מעגלים מודפסים, רכיבי אלקטרוניקה, מסך, סוללה. לכל אחד מהפריטים שאנו מקבלים נבצע ניתוח איכות פרטני כלומר, האם יוצר בשיטה מתאימה לנהלים, האם יוצר ע"י עובדים מוסמכים לייצור אותו פריט, האם סוג החומר מתאים לדרישות והאם היה שימוש בכלים וציוד מתאימים לייצור.
בוודאי ישימו לב העוסקים באיכות שמדובר בניתוח הדומה מאד לניתוח סיבת שורש לתקלה או בעיה ואכן, זה שלב בו ניתן ללמוד על אפשרות של תקלה או בעיה בתשומות לתהליך תוך מתן הזדמנות לפעולה מתקנת מוקדם ככל האפשר. איתור תשומה לקויה בסוף התהליך תגרום בהכרח לפסילת התהליך כולו. לעומת זאת איתור תשומה לקויה בשלב זה מייצרת הזדמנות לשיפור התהליך כבר בשלב מוקדם.
תהליך(P) – פריט זה בדיאגרמת SIPOC יקבל פירוט נרחב שכן בכל תהליך קיימים הרבה תתי תהליכים אותם יש לבחון. בדוגמה שלנו הרכבת מכשיר סלולרי כולל עשרות תהליכי משנה ונפרט חלק קטן מהן כמו הרכבת רכיבים על המעגל המודפס, הרכבת המעגל על הפלסטיקה, הרכבת המסך על המעגל, חיבור סוללה, סגירה ועוד.
גם שלב זה חייב לבחון כל תת תהליך בפני עצמו להתאמה לנהלים ותקנים, עמידה בדרישות, אפקטיביות ויעילות, ומסירה נאותה של כל תת תהליך לשלב הבא בייצור.
תפוקות (O) – הגענו לשלב שבו יש לנו מצור מכל תת תהליך. כל מוצר כזה יבחן בפני עצמו כדי לאפשר לתהליך להסתיים בהעברת מוצר מושלם ללקוח או ללקוחות אם פנימיים ואם חיצוניים כולל בחינות ובדיקות הפעלה, תפעול, עמידה בדרישות לקוח ועוד.
לקוח (C ) – בפריט זה בדיאגרמה יפורטו הלקוחות של התהליך כולל הלקוח הסופי שיקבל את המוצר המוגמר. מהם דרישותיו וצרכיו הן הבסיסיות, הן המובנות מאליהם והן תכונות שנוסיף למוצר כדי לתת ללקוח ערך מוסף. ברור שהדרישות הבסיסיות הן הדרישות המופיעות במפרט המוצר ואליהן צריך להוסיף דרישות שאין צורך לפרט כמו למשל בדוגמה שלנו ברור מאליו שבמכשיר סלולרי יהיה כפתור הפעלה (פיזי או אלקטרוני) גם בלי שיהיה כתוב במפרט. אם נצליח להוסיף תכונות נוספות המעלות את ערך המוצר בעיני הלקוח, נוכל לקבל לקוח מרוצה.
דוגמה גרפית
כדי להבין ביתר שאת את דיאגרמת SIPOC ואת התובנות שניתן להפיק ממנה נהפוך את הדיאגרמה לגרפית:
תובנות מהדוגמה:
- ניתן לבחון רכש של 2 או 3 פריטים מאותו ספק כדי להוזיל מחירים. עלויות ההובלה, ההתחשבנות וביקורת הקבלה יופחתו.
- ניתן לאחד תחנות בתהליך ולבצע באותה תחנה הרכבה והדבקה. חסכון בכח אדם והתייעלות.
- ניתן להעביר חלק מהתהליך לספק כמו למשל לקבל את המעגל המודפס כשעליו הרכיבים
לסיכום
דיאגרמת SIPOC היא שיטה לאיסוף נתונים מחד גיסא ולניתוח נתוני תהליך מאידך גיסא. היא מאפשרת מבט על התהליך "מלמעלה" ופותחת בפנינו הזדמנויות לשיפור שאינו נחשפות כשאנחנו חלק מהתהליך.
עצם ביצוע פילוח של התהליך לעמודות הדיאגרמה מהווה שיפור בהבנת התהליך לעומקו. השיטה נמצאת בשימוש בצוותי שיפור תהליך מסוגים שונים ויש מקום לפתח את הידע, ההתמקצעות וההבנה בשימוש בשיטה זו לשיפור והתייעלות.
משימות
- בחר תהליך ש"מרחוק" נראה שהוא זקוק להתייעלות ולשיפור אפקטיביות
- גבש צוות בחינה בהשתתפות מובילי התהליך, מפעיליו, ספקיו ולקוחותיו (מחזיקי עניין)
- הצוות יפרק את התהליך בהתאם לעקרונות דיאגרמת SIPOC
- הצוות יבחן את תוצאת העבודה ויציע הצעות לשיפור (סיעור מוחות)
- ההצעות ייבחנו תחת חשיבה מנוהלת סיכונים
- ייבחר פתרון או פתרונות לייעול התהליך, עדכונו ושיפורו
- השינויים בתהליך יתועדו בנוהל התהליך ויופצו בארגון.
