חשיבה מנוהלת סיכון היא לא המצאה חדשה שנולדה בעקבות רגולציה או תקן, למעשה ראיית הסיכון טבועה ב-DNA שלנו ועברה מדור לדור מאז האדם הקדמון, המצאת האש והכוויה הראשונה…
נחזור לימינו. אם אתם עוסקים כרגע בהתעדה או ציות לתקן, וניהול סיכונים 'על הנייר' ודרושה לכם התעמקות קצרה ומספר כללים – הגעתם למקום הנכון!
בזוג הפוסטים הבאים, נלווה אתכם צעד צעד בתהליך, החל מהבסיס ועד ליישום, ואפילו נספק לכם במתנה כלי מקצועי ליישום חשיבה מבוססת סיכון בארגונכם.
תהליך, סיכון והגדרות
מאיפה נתחיל? אנחנו אמורים לתכנן מענה לסיכונים כדי למזער את התוצאות. אבל, "סוף מעשה במחשבה תחילה" – מה זה בכלל סיכון? האם כל דבר שעלול לגרום נזק הוא סיכון? האם כל שלב בתהליך שעשוי להשתבש הוא סיכון? ממש לא.
בפוסטים הבאים נסביר מדוע אנחנו מתנהלים בדרך של ניהול סיכונים, מהו באמת סיכון ואיך נגדיר אותו ככזה, איך נמדוד את הסיכון וניתן לו ממד מספרי, מה נעשה עם ה"מספר" הזה ובסופו של דבר איך נגיב לו, כדי שאם חס וחלילה הסיכון יתממש – הנזק יהיה קטן ככל האפשר.
ניהול סיכונים כחלק מהתרבות הארגונית
במחקרם, ג'ון קוטר וג'יימס הסקט (בספרם "Corporate Culture and Performance") קובעים כי ארגון המעוניין לקדם תרבות ארגונית מוצלחת ולהשיג את המטרה החשובה ביותר של כל ארגון עסקי – מיקסום רווחים, חייב לכלול מספר מאפיינים המפורטים כאן על פי סדר חשיבות יורד:
- גישת הארגון לחדשנות
- גישת הארגון לסיכונים
- שיתוף הפעולה בין מנהלים בדרגי ביניים לבכירים, ובין העמיתים לעבודה
- מידת הסמכות והעצמאות של העובדים בקבלת ההחלטות
- גישת הארגון לביצועיו
- גישת הארגון לתגמולים, כגון קידום על בסיס ביצועים
שימו לב, שהמאפיין השני בחשיבותו הוא כדי להביא לשיפור בפעילות הארגון, הוא ניהול סיכונים..
כמעט כל פעילות היא תהליך
כדי שנוכל למצוא איפה מתחבאים הסיכונים וכיצד למצוא אותם, אנחנו מבינים שסיכונים הם חלק בלתי נפרד מכל תהליך.
אבל, מה זה תהליך? ובכן, תהליך כולל בתוכו שלושה עמודי יסוד: תשומה, פעולה, תפוקה.
ניקח לדוגמא תהליך פשוט של הכנת כוס קפה ונפרק אותו לעמודי היסוד:
- תשומה: כוס, כפית, מים, חלב, קפה
- פעולה: רחיצת כוס וכפית, הרתחת מים, הכנסת אבקת קפה לכוס, מזיגת מים, מזיגת חלב, ערבוב
- תפוקה: כוס קפה חם (בטמפרטורה מתאימה), טעים (לפי רצון הלקוח) ומהנה.
אז איפה מתחבאים הסיכונים?
הסיכונים מתחבאים בין עמודי היסוד:
כלומר סיכון יכול להיות בדרך להשגת תשומה זו או אחרת, ובניצולה של התשומה לטובת הפעולה הבאה, בתוצאת הפעולה בדרך לתפוקה ובתפוקה עצמה.
כדי להגיע למצב שנוכל לזהות סיכונים בתהליך אנחנו חייבים לפרוס אותו על גבי תרשים זרימה. הכנת תרשים זרימה מתהליך חי וקיים היא שיטה שאותה נפרט במאמר נפרד, אבל בקצרה, מדובר בשרטוט סכמתי עם סמלים נפוצים ומוסכמים בעולמות התעשייה, המדע, המחשוב ועוד שמאפשר בחינת כל שלב התהליך ובקבלת ההחלטות לגבי שלבי התהליך.
קריטריונים להגדרת סיכון
- סיכון הוא אירוע – כלומר, התרחשות שאינה מצב קבוע או סטטי. אם נחזור לתהליך שפירטנו (הכנת כוס קפה) הרי שאם נגיע למטבח וכוס הקפה כבר מוכנה… אין אירוע.
- סיכון הוא אירוע עתידי – אירוע או מצב שכבר קרה, לא יכול להיות סיכון כי הוא מצב נתון שצריך להתמודד איתו. לא רק זאת, סיכון הוא אירוע עתידי שאין ודאות שבכלל יתרחש, אחרת – אם יש ודאות להתממשות סיכון מדובר בבעיה שצריך להיערך אליה. לדוגמא, (הכנת כוס קפה) אם כבר יש לנו קפה וסוכר בכוס הרי שחוסר בסוכר לכוס הבאה אינו סיכון בתהליך הנוכחי.
- סיכון עלול לגרום נזק – אירוע שלא יגרום נזק הוא לא סיכון. סיכון חייב להיות אירוע שאם יתממש יגרום נזק כלכלי, תדמיתי, בטיחותי ועוד. לדוגמא (הכנת כוס קפה) התזת קפה על חולצתו של מכין הקפה בעת ההכנה היא בהחלט סיכון עתידי.
- סיכון הוא ספונטני – כלומר, הוא לא יכול להיות מתוכנן אחרת הוא וודאי. סיכון לא יכול להיות מתוכנן מראש אלא מתרחש בגלל סיבה אקראית, רגעית שלא נחזתה. לדוגמא (הכנת כוס קפה) חוסר בכוס או בכפית בעת שניגשים להכין את הקפה הוא בהחלט סיכון שלא חזינו…
- סיכון הוא סיבתי – חייב להיות קשר סיבתי בין הנזק שעלולה התממשות הסיכון לגרום לבין הסיכון. לדוגמא (הכנת כוס קפה) לקריסת השולחן עליו מונח הקפה אין קשר סיבתי להכנת כוס הקפה. לעומת זאת התנפצות הכוס עקב מזיגת מים חמים היא בהחלט סיכון הקשור בקשר סיבתי להכנת כוס הקפה.
- סיכון הוא נקודתי – סיכון חייב להיות ספציפי, ממוקד ומוגדר בדיוק. הגדרה רחבה מדי לא יכולה להכיל סיכון. לדוגמא (הכנת כוס קפה) "חוסר בחומרים וכלים להכנת קפה" אינה הגדרת סיכון שכן אינה מביאה לתגובה ממוקדת. "חוסר בכפית בדיוק כשרוצים להכין קפה" יכול להיכנס בהגדרת סיכון שכן התגובה תהיה למשל, השגת כפית חד-פעמית.
אז מה למדנו?
ניהול תהליכים בדרך של חשיבה מנוהלת סיכונים מתחייבת בכל שטחי החיים ובוודאי בעולם העסקי. מדובר בתרבות ארגונית שאמורה להיות מוטמעת ומושרשת לכל שדרת הארגון העסקי.
הואיל וכמעט כל דבר שאנחנו עושים יכול להיות מוגדר כתהליך, הרי שאת הסיכונים בתהליך נמצא בין עמודי היסוד של תהליך שהם: תשומה, פעולה ותפוקה.
כדי להגדיר גורם כסיכון עליו להיות אירוע, להתרחש (אם בכלל) בעתיד, לגרום נזק (אם הסיכון מתממש), להיות ספונטני ולא מתוכנן או ידוע מראש, הנזק עצמו צריך להיות קשור בקשר סיבתי לסיכון והסיכון עצמו צריך להיות ממוקד ונקודתי.
משימות:
- קחו תהליך פשוט (כמו שנעשה במאמר זה)
- פרסו את שלבי התהליך על גבי תרשים זרימה.
- בכל שלב בתהליך נסו להגדיר מה התפוקה מהשלב הקודם.
- השתמשו בהגדרות שבמאמר זה ונסו להגדיר את הסיכונים בהשגת התפוקה המבוקשת
- בכל שלב בתהליך נסו להגדיר מה הפעולה הנדרשת בשלב זה.
- השתמשו בהגדרות שבמאמר זה ונסו להגדיר את הסיכונים ביכולת לפעול.
- בכל שלב בתהליך נסו להגדיר מה התפוקה ששלב זה צריך להשיג.
- השתמשו בהגדרות שבמאמר ונסו להגדיר את הסיכונים ביכולת להשגת התפוקה.
שאלות? מוזמנים לרשום לנו!
זקוקים לאקסל פשוט ומרכז לניהול סיכונים?
עברו לפוסט הבא: ניהול סיכונים בפשטות: כימות סיכונים ומזעור נזק – חלק שני
