ניהול סיכונים בפשטות: כימות סיכונים ומזעור נזק – חלק שני

מהפוסט הקודם: ניהול סיכונים בפשטות: מבוא, כללים וכלים – למדנו עד כמה חשוב להטמיע תרבות של חשיבה מבוססת סיכון בארגון. בנוסף, חקרנו איך והיכן נאתר סיכונים, וכיצד נגדיר אותם. בסיומו של הפוסט קיבלנו משימות ליישום, ועתה לאחר שביצענו את שלב הגדרת הסיכונים, נרצה לתת להם מדד מספרי. למה? מספר סיבות:

• מדד מספרי יתן לנו אפשרות לתעדף ולמקד את הטיפול בסיכונים הקריטיים – כאלה שיגרמו נזק גדול אם יתממשו, או אחרים שעלולים להתרחש בסבירות גבוהה.
• באמצעות המדד נייצר למעשה נקודת ייחוס בה נשתמש בסוף תהליך ניתוח הסיכונים, לצורך השוואה, כדי שנוכל לוודא את מיזעור הסיכון.
• המדד יאפשר לנו להמיר את מפת הסיכונים שיצרנו, לכדי תצוגה גרפית (פרטו) אותה ניתן להציג להנהלת הארגון, לשם קבלת החלטות ומימון לטיפול בסיכונים.

דרך הפעולה

הואיל וסיכון הוא עתידי, אקראי ומזיק, נכנס ישיבת סיעור מוחות עם מחזיקי העניין (כל מי שיש לו יד ורגל בתהליך) ונעניק יחד מדד מספרי לכל סיכון בנפרד לפי החלוקה הבאה:

• הסתברות – באיזו מידה יש מצב שהסיכון יתממש? המדד יהיה מ-1 (אין סבירות להתרחשות הסיכון) עד – 5 (סבירות גבוהה שהסיכון יתממש).
  דוגמה:
  ההגה ברכב שלי ינתק ממקומו… אני חושב שהסבירות היא נמוכה אבל קיימת ולכן ציון 2.
  יהיה לי תקר ברכב שלי… אני חושב שהסבירות גבוהה ולכן ציון 5.
• רמת נזק – באיזו מידה אם הסיכון יתממש , הנזק יהיה גדול?
  הכוונה לכל סוג נזק, כגון: נזק כלכלי, עסקי, חברתי, פיזי ועוד…. הציון יהיה מ-1 (נזק מועט בלבד) ועד-5 (נזק רב).
  דוגמה:
  תקר בגלגל… סיכון די נורמטיבי ולכן אתן ציון 1.
  ההגה ברכב שלי ינתק ממקומו…. הנזק המשוער עצום ולכן ציון 5.
• גילוי – באיזו מידה, ניתן לגלות את הנזק כשהוא כבר התממש?
  הציון יהיה מ-1 (קל מאד לזהות) ועד-5 (קשה מאד לזהות את התממשות הסיכון)
  דוגמה:
  תקר בגלגל …לא תמיד שמים לב ולכן ציון 3 (אפשרות גילוי בינונית).
  ההגה ברכב שלי ינתק ממקומו… הזיהוי יהיה מיידי ולכן ציון 1.
  כעת, לוקחים את שלושת המדדים שקיבלנו ומכפילים אותם זה בזה כדי לקבל מספר אחד.

למספר זה יש שם בעולם ניהול הסיכונים – RPN – Risk Priority Number והוא חלק מתורת ניתוח הסיכונים הנקראת FMEA – Failure mode and effects analysis.

בדוגמה שלעיל נקבל:
עבור התנתקות ההגה ממקומו RPN = 10
עבור תקר בגלגל ברכב שלי RPN = 15

נקדים את המאוחר ונגלה לכם שהתגובה המתאימה לסיכון גבוה של תקר בגלגל – חייבה את יצרני הרכב לצייד את הרכב בגלגל רזרבי. מצד שני, ברכב לא יהיה הגה רזרבי…

תגובה לסיכונים

עברנו לשלב הבא. לתגובה לסיכונים יש שתי מטרות ברורות:

• תגובה לסיכון עד כדי ביטולו.
• תגובה לסיכון על מנת למזער את הנזק שיגרום הסיכון, באם יתממש.

הואיל וביטול הנזק או מזעורו תלוי בהרבה גורמים בתהליך, נמשיך או נכנס מחדש את ישיבת סיעור מוחות עם מחזיקי העניין ונחליט על אחת או יותר מהתגובות המפורטות להלן, עבור כל אחד מהסיכונים:

• ביטול – הנזק המשוער במקרה של התממשות הסיכון כל כך גדול שמבטלים את התהליך כולו.
  דוגמה: פרויקט הלביא שבוטל עקב סיכון לנזק כלכלי גדול.
• החלפה – החלפת הגורם העיקרי לסיכון בגורם אחר שלא מהווה סיכון.
  דוגמה: החלפת החבלן האמור לנטרל מטען חבלה ברובוט שמבצע את הפעילות במקומו.
• הפחתה – הפחתת השימוש בגורם העיקרי לסיכון עד למינימום אפשרי.
  דוגמא: בעולם המזון מפחיתים דרסטית את כמויות הסוכר, המלח והשומנים כדי למזער סיכוני בריאות
• הרחקה – הרחקה פיזית של הגורם העיקרי לסיכון למזעור הנזק.
  דוגמה: הרובוט המשטרתי מרחיק את מטען החבלה ממקום הומה אדם למקום מבודד כדי למזער את הסיכון שיתממש עם פיצוץ המטען.
• הפרדה – ביצוע חלק מהתהליך במיקום או בזמן שונה כדי לבטל או למזער נזק.
  דוגמה: הרכבת המעבד המרכזי של מחשב בחדר נקי ונפרד ורק אחרי השלמתו יצטרף לתהליך הרכבת מחשב.
• פיצוי – הכנה מראש של פיצוי כלכלי או אחר שמפצה את מי שניזוק מהתממשות הסיכון. דוגמה: ביטוח שמפצה נפגעים ומאפשר להם לקבל טיפול כדי להשיב מצב לקדמותו.
• דחיה – דחיית הביצוע של תהליך למועד אחר כדי למזער נזקים.

דוגמה: דחיית אירועים בחורף למועד שבו לא ירד גשם כדי למנוע נזקים בריאותיים מהמשתתפים.

כאמור, מחזיקי העניין בישיבת סיעור מוחות ימליצו או יקבעו באיזה מהתגובות לנקוט כדי לבטל או למזער נזקי סיכונים בתהליך. כמובן שאפשר לנקוט ביותר מתגובה אחת לכל סיכון.

אבל, עתה נשאל: האם התגובה שבחרנו מתאימה? האם באמת יבוטל הסיכון? האם באמת ימוזער הנזק?

כדי לדעת את התשובות נעבור לחלק האחרון בתהליך ניהול הסיכונים.

מדידת הסיכון לאחר נקיטת תגובות

הגדרנו את הסיכונים בתהליך שלנו. הגדרנו את התגובות ועכשיו הגיע הזמן לכמת שוב את הסיכון אחרי שהתגובה תמומש.
מכנסים שוב (או ממשיכים…) ישיבת סיעור מוחות עם מחזיקי העניין ומעניקים מדד מספרי לכל סיכון בנפרד לאחר מימוש התגובה שנבחרה לפי החלוקה הבאה שכבר מוכרת לנו:

• הסתברות – באיזו מידה, לדעת השותפים בסיעור המוחות יש מצב שהסיכון יתממש לאחר מימוש התגובה. המדד יהיה מ-1 (אין כמעט סיכוי) עד- 5  (סיכוי רב שהסיכון יתממש).
  דוגמה: ההגה ברכב שלי ינתק ממקומו ובוצעה יציקה…הסיכוי להתממשות הסיכון ירדה עד למאד ולכן אתן ציון 1.
  יהיה לי תקר ברכב ויש לי גלגל רזרבי…עדיין סיכוי גבוה להתממשות הסיכון ולכן ציון 5.
• רמת נזק – באיזו מידה, לדעת השותפים בסיעור המוחות יהיה נזק לאחר מימוש התגובה. נזק הכוונה בכל אופניו כמו כלכלי, עסקי, חברתי, פיזי ועוד…. הציון יהיה מ-1 (נזק מועט בלבד) ועד-5 (נזק רב).
  דוגמה: תקר בגלגל ויש לי גלגל רזרבי…ציון 1. ההגה ברכב שלי ינתק ממקומו אחרי שבוצעה יציקה….וואוו…זה יגרום לנזק רב ציון 5.
• גילוי – באיזו מידה, לדעת השותפים בסיעור המוחות ניתן לגלות את הנזק כשהוא כבר התממש לאחר יישום התגובה. הציון יהיה מ-1 (קל מאד לזהות) ועד-5.
  דוגמה (לא שינינו דבר בסעיף זה) : תקר בגלגל …ציון 3 (אפשרות גילוי בינונית). ההגה ברכב שלי ינתק ממקומו אחרי ביצוע יציקה…ציון 1.

כעת, לוקחים את שלושת המדדים שקיבלנו ומכפילים אותם זה בזה כדי לקבל מספר אחד (זוכרים ? RPN ) בדוגמה שלעיל טיפלנו בהסתברות וברמת הנזק ולכן נקבל:

עבור התנתקות ההגה ממקומו RPN = 5 (לפני יישום תגובה הציון היה 10)
עבור תקר בגלגל ברכב שלי RPN = 3 (לפני יישום תגובה הציון היה 15)
ברור שהטיפול ברמת הנזק מזער עד למאד את הסיכונים שהבאנו כדוגמה.

רוצים אקסל לפישוט התהליך?

הכנו עבורכם גיליון חישוב סיכונים אוטומטי, בו תוכלו להשתמש כבסיס לחשיבה מבוססת סיכונים.

אז מה היה לנו?

• אתם יודעים להגדיר מהו סיכון אמיתי.
• אתם יודעים לכמת את הסיכון ולקבל RPN שיגדיר לכם באיזה סיכונים כדאי וחשוב לטפל.
• אתם יודעים להגיב לסיכון כדי לבטל אותו או כדי למזער אותו.
• אתם יודעים לכמת שוב את רמת ה RPN לסיכון אחרי תגובה כדי לדעת אם התגובה הולמת.

משימות – עוברים לעולם האמיתי

קריאה, הפנמה ויישום של שני המאמרים יביא אתכם לרמה גבוהה בחשיבה מבוססת סיכונים.
אם במשימות של המאמר הראשון עשינו תרגול "על יבש" הרי עכשיו, עם הידע הנצבר נלך על "הדבר האמיתי" וניקח תהליך אמת מתוך הפעילות שלנו ונממש את הצעדים הבאים:

1. הורידו את הקובץ המצורף למאמר זה.
2. השתמשו בידע שצברתם מהמאמר הראשון והגדירו את הסיכונים בתהליך.
3. תוך ניהול סיעור מוחות כמתו את הסיכונים בתהליך וקבלו RPN.
4. סדרו את ה RPN מהגבוה לנמוך (אפשר בעזרת פרטו Pareto).
5. בצעו סיעור מוחות כדי לחשוב על תגובה הולמת לכל סיכון.
6. כמתו שוב את הסיכונים וקבלו RPN חדש ומעודכן.
7. שלבו את התגובות בתהליך כדי למזער את הסיכונים.