הטמעת מערכות ניהול "פורמליות" בארגון דורשת מאמץ ניהולי מסוים. ולמרות הערך שמערכות אלה מביאות עמן, פעילויות ההקמה והתפעול שלהן נחשבות כ-Non Added Value תחת התפישות המקובלות של ניהול רזה – כיוון שהערך המדובר, הוא לא כזה שעליו הלקוח מוכן לשלם.
בעבר, ארגונים שבחרו ליישם יותר מתקן איכות אחד, נניח ISO 9001 ו ISO 14001 – כדוגמא נפוצה – ניהלו את המערכות במקביל, כך שמעולם לא נפגשו, ואילו ארגונים אחרים ניסו לחלק בין המערכות משאבים. אך התקנים עצמם הכילו מסגרת שונה ודרישות שונות והנטל היה כבד, במיוחד עבור ארגונים קטנים יותר עם פחות משאבים.
מהי מערכת ניהול משולבת (IMS) ?
מערכת ניהול משולבת מחברת בין דרישות תואמות של מספר תקנים. דוגמאות נפוצות לדרישות אלה מטפלות בד"כ בנושאי:
- הדרכה
- בקרת מסמכים
- מבדקים פנימיים
- סקרי הנהלה
לדוגמא: כל העובדים העוסקים בפעילויות התקן חייבים לעבור הדרכות והכשרות, ולהיות מודעים לנושאים שונים ומיומנויות שונות. את תכני ההדרכות ותוצאותיהם יש לאסוף ברשומות.
וכך, אם חברה מיישמת שלושה תקנים: ISO 9001 ,ISO 27000 ,ISO 14001 – מחלקת משאבי אנוש או הדרכה יכולה לשמור את כל הרשומות של התקנים, כולל מטריצת ההדרכה (כח האדם בארגון, מול ההכשרה הנדרשת לכל תפקיד) כתוכנית אחת.
מה זה Annex SL ואיך הוא משפר את השילוב בין התקנים?
בשנת 2012, הארגון הבינלאומי לתקינה (ISO) אימץ בהצלחה מסמך בשם Annex SL היוצר מסגרת תוכן משותפת, ומוודא אחידות בין תקני מערכות הניהול.
Annex SL קובע את המסגרת הבאה:
- חלות התקן (Scope)
- אזכורים נורמטיביים
- מונחים והגדרות
- ההקשר בו הארגון פועל
- מנהיגות
- תכנון
- תמיכה
- תפעול
- הערכת ביצועים
- שיפור
סעיפים 4 עד 10 מכילים את הדרישות הניתנות לביקורת. סעיף 8 – תפעול, מכיל את רוב הדרישות הטכניות הכרוכות ביישום מערכת הניהול הספציפית. ובסעיפים האחרים נמצא את הפוטנציאל הגדול ביותר לעבודה תחת שיטות אחידות ומשאבים משותפים.
המסגרת הדומה, מקלה עלינו לשים את התקנים זה לצד זה ולחפש הזדמנויות ליישום גישה אחת עבור דרישה מקבילה, החוזרת במספר תקנים.
מה היתרונות של מערכת ניהול משולבת?
מול המאמץ והתכנון הנוספים הנדרשים לשילוב מערכות של מספר תקנים, יש מספר יתרונות החוזרים אליכם בצורת יעילות ארגונית מוגברת, תוך מאמץ ניהולי נמוך.
- קביעת מדיניות אחת המספקת מענה לכל המערכות, מתקשרת חזון אחיד וברור לעובדים ובעלי העניין האחרים, כי הארגון מתכוון לשמור על ביצועים גבוהים בכל התחומים, בין אם מדובר באיכות ניהולית (ISO 9001), איכות הסביבה (ISO 14001), בטיחות (ISO 45000), אבטחת (ISO 27000) מערכות מידע או כל תחום אחר.
- כבר הזכרנו בקצרה – הכשרה, יכולת ומודעות. קיום תכנית לימודים לעובדים המתבססת על תפקיד ותחומי אחריות מהווה פיתרון מקיף, היוצר אצל העובדים יכולת גבוהה ליצור הקשרים חשיבתיים בין עקרונות דומים. דבר זה עשוי להפחית את עומס המידע ולאפשר לעובדי החברה, למקד יותר כוח מנטאלי לצורכי הצלחה בתפקידם.
- ניתן לשלב בין המבדקים הפנימיים, כך שיביאו להבנה מעמיקה יותר של החולשות המערכתיות בארגון. היות ותוכנית המבדקים הפנימיים יכולה גם לחשוף הזדמנויות לשיפור, שילוב ביניהם יאפשר לצוות הניהול תיעדוף טוב יותר. הפעלת תוכנית מבדקים משולבת תדרוש תכנון מסוים. המבקרים צריך להיות בקיאים בתקנים אותם הם מבקרים, על מנת להיות יעילים בקביעת התאימות לתקן. צוות הבודקים יהפוך לזרוע החזקה של הארגון, שכן לאנשים אלה תהיה הבנה מעמיקה יותר של הדרישות, היעדים והתפעול שלו.
- לתוכנית משולבת לפעולה מתקנת ושיפור יש פוטנציאל להיות יעילה יותר, מאשר אם נפצל אותה לתהליכים עצמאיים. ניתוח סיבות שורש עשויה לחצות למערכות הניהול האחרות, ולחשוף סוגיות רחבות יותר, וכך גם לאפשר תוכניות פעולה יעילות יותר. לדוגמא: אפשר למצוא כי פעולה מתקנת בנושא כיול, משפיעה על הייצור ועל מתקן הטיפול במים באתר.
- במערכת ניהול משולבת קביעת ההקשר בו הארגון פועל והסיכונים הקשורים בכל קבוצת בעלי עניין, מצריכה ניתוח מעמיק יותר. הבנה מעמיקה יותר של חששות בעלי עניין, תאפשר לארגון לקבוע סדר עדיפויות בין התוכניות, לדרג ולטפל בהן.
- ניהול מסמכים הוא תחום מרכזי בו אפשר להרוויח לא מעט, כשמדובר במערכת ניהול משולבת. בתקנים ישנם תהליכים שונים הדורשים תיעוד, וכן רשומות שדרוש לתעד כדי להוכיח תאימות מתמשכת לתקן. על ידי ניהול מסמכים משולב, ממש ניתן לחסוך באנשי צוות שינהלו את תהליכי האישור, ההפצה, האיתור והעדכון של נהלים ומידע מתועד אחר. מנקודת מבטו של העובד, אם הוא יכול למצוא את כל המסמכים הרלוונטיים במקום אחד, הוא יחווה פחות בלבול כאשר יחפש את הנוהל המורה כיצד יש להיפטר מפסולת מסוכנת במעבדה "האם זה למעשה נוהל בטיחות? איכות הסביבה? האם אמצא את זה בנוהל הבדיקה במעבדה?"
אלו רק מספר דוגמאות הממחישות איך ניתן לתאם בין תהליכים בקלות כשעובדים עם מערכת ניהול משולבת, כאשר כל דוגמא כאן מסייעת לארגון בדרכים רבות יותר מאשר היריעה מאפשרת לדון בהן..
משימות: אם הארגון שלכם מכוון להטמעה של יותר מתקן בינלאומי אחד, והתקנים המדוברים פורסמו כבר תחת מבנה ה-Annex SL – חפשו את המשותף, איפה אתם יכולים ליהנות מאינטגרציה? בנו תוכניות עבודה והתחילו!
