פרופיל
עמיעד מערכות מים היא חברה מובילה בקנה מידה עולמי בתחום הטיפול במים ופתרונות הסינון. החברה נסחרת בבורסת לונדון לפי שווי שוק של כ-80 מיליון דולר. מטה ההנהלה ומרכז המו"פ ממוקמים בישראל ואליהם חוברות תשע חברות בת בארה"ב, אירופה, סין, הודו, אוסטרליה, ברזיל, מקסיקו, סינגפור ובריטניה. החברה מתפעלת שבעה מרכזי ייצור בין-לאומיים.
הצורך העסקי
בעבר תהליכי אישור נהלים בחברה היו מתבצעים ידנית. מנהלת האיכות היתה מדפיסה נוהל לחתימה, ומעבירה את הנוהל פיסית לגורמים המאשרים. התהליך היה ארוך ובזבזני מבחינת משאבים, וכיוון שאישור נהלים לא נתפס כדחוף, תהליכים היו נתקעים. הפצת והטמעת הידע היו מסורבלים, תיקיות הרשת היו זמינות לכל עובדי הארגון, אך לא היו נגישות, ולא היו כלים לבקרה על הבנת הנהלים.
ארז, אחראי האיכות מספר: "חיפשנו פתרון תוכנה לניהול נהלים. התחלנו עם פורטל אינטראנט שלא נתן מענה לצרכים המקיפים שלנו כחברה גלובאלית. שום יכולת שיש ב-Flow לא היתה, אז בחנו המון שיטות, אפשרויות ב-Sharepoint ו-Ennovia ואת המערכות המתחרות. לאחר הבחינה הגענו למסקנה שכתוכנה לניהול נהלים והוראות – Flow DMS הכי פשוטה וסוגרת בשבילנו מענה מקיף, ומתאימה כתוכנה אטרקטיבית ברמת עלות תועלת.
זוהו אצלנו מספר צרכים עיקריים לתוכנת הנהלים:
- משימות אישור ועדכון נהלים
- ניהול המהדורות, וההיסטוריה שלהם
- הפצה והטמעת הידע
- אחידות במיספורים
- מענה לניהול הגלובאלי
בפיתרונות הקיימים באופן פנימי היה מאוד קשה מאוד לעקוב אחרי מהדורות. היו המון מסמכים שונים עם אותם מספרים כפולים, כמו ש Flow יודעת לזהות. לא ידענו להגיע למידע, או לעקוב אחרי רמות החשיפה של המסמכים לכל אדם.
כאן עזר לנו המימשק המשתמש הגאוני של תוכנת Flow שלא היה קיים לנו קודם. אני נכנס לחיפוש וכותב שברי מילים מצומצמים וכבר מוצא את מה שאני צריך. כשפעם היה צריך לכווץ ולשוחח מול מאות משתמשים ישירים, היום אני פשוט שולח משימה. לא חשבתי שנצליח ככה ונוכל לתאם הוראות גלובליות בלחיצת כפתור. ברמה הגלובאלית מאוד קל לי להעביר מידע לחו"ל ולעבוד איתו.
האנשים בחו"ל מנהלים בעצמם הוראות עבודה נפרדות מקומיות בסינית, כולל מוצרים שלא נמכרים פה, ונמכרים רק בארה"ב למשל.
כשנסעתי לסניפים בחו"ל פשוט מינינו אדמין לכל מדינה ובהדרכה קצרה הטמעתי אדמין ואחרי מספר ימים ביצעתי הדרכה לכל משתמשי תוכנת הנהלים. השימוש בתוכנה לא מסובך. מי שמשתמש במחשב לוקח 30-15 ד' להבין ואח"כ הכל זורם. מהמנכ"ל ועד אחרון העובדים. אני מרגיש לפי הטלפונים והמשימות שאני מקבל, שהם רוצים לדעת איך למצוא את המשימות ומהר לי מאוד לכוון אותם."
הפיתרון
עמיעד בחרו את תוכנת Flow כמענה לכל צרכי ניהול הנהלים, הוראות העבודה והטפסים. התוכנה הוטמעה בהצלחה ב-2017 והפעילות מתרחבת לסניפים נוספים מאז. ארז, איש האיכות משתף: "מאז שהתחלתי את העבודה עם תוכנת Flow יש לי סדר משמעותי בנהלים, שליטה במשתמשים ובמאשרים. כשפעם חתימות היו הולכות לאיבוד ודברים היו נשכחים, היום קל יותר לוודא שהמשימה תתבצע. מעקב אחר משימות וביצוען נהיה הרבה יותר נוח ויעיל."